KI-Telefonassistent für Anwaltskanzleien: rund um die Uhr erreichbar

Freitag, 16:52 Uhr. Der einzige Anwalt der Kanzlei sitzt in einer Verhandlung, die Sekretärin ist bereits im Wochenende. In genau diesem Moment ruft eine Frau an, die nachmittags eine fristlose Kündigung erhalten hat. Sie ist aufgewühlt, sie braucht heute noch Klarheit, und sie hat sich drei Kanzleien aus der Google-Suche herausgeschrieben. Ihre ist die erste. Es klingelt sechsmal. Dann die Mailbox. Sie legt auf und wählt die zweite Nummer.

Dieses Mandat ist verloren, bevor es begonnen hat. Nicht wegen mangelnder Qualität, sondern wegen einer unbesetzten Leitung.

Ein KI-Telefonassistent löst genau dieses Problem: Er nimmt jeden Anruf sofort an, hält das grobe Anliegen und die Kontaktdaten fest und sorgt dafür, dass aus dem ersten Kontakt ein Mandat wird, auch während Verhandlungen, Besprechungen und nach Büroschluss.

Bleibt für viele Kanzleien nur eine Frage offen, bevor sie loslegen: Wie lässt sich das mit der anwaltlichen Verschwiegenheit vereinbaren? Die gute Nachricht vorweg: Der Einsatz ist zulässig und einfacher umzusetzen, als viele denken.

Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen dar, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die genannten Normen sind über gesetze-im-internet.de und dejure.org im Wortlaut abrufbar.

§Die gute Nachricht: erlaubt und einfacher, als viele befürchten

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, hält das grobe Anliegen fest und leitet Dringendes weiter. Dabei kann er mit Informationen in Berührung kommen, die der anwaltlichen Verschwiegenheit unterliegen, etwa dem Namen eines Anrufers und dem groben Grund seines Anliegens.

Der entscheidende Punkt: Ein solcher Assistent ist rechtlich ein externer Dienstleister. Und die Einbindung externer Dienstleister ist kein rechtsfreier Graubereich, sondern seit dem 9. November 2017 ausdrücklich geregelt, durch das „Gesetz zur Neuregelung des Schutzes von Geheimnissen bei der Mitwirkung Dritter an der Berufsausübung schweigepflichtiger Personen". Es beantwortet genau die Frage, die durch die Digitalisierung entstanden war: Wie dürfen Kanzleien IT-, Cloud- und ähnliche Dienstleister einsetzen, ohne die Verschwiegenheit zu verletzen?

Die Antwort ergibt sich aus zwei Voraussetzungen, die der richtige Anbieter mitbringt:

Was Ihre Kanzlei davon hat

Ist die rechtliche Frage geklärt, zählt das Ergebnis im Alltag, und das ist durchweg positiv:

§Die Normen im Überblick

Diese Vorschriften bilden zusammen den Rahmen. Die gute Nachricht: Sie alle lassen den Einsatz zu, sie schreiben nur vor, wie.

Empfang ja, Mandatsdetails nein: § 43e Abs. 5 BRAO

§ 43e BRAO unterscheidet zwei Arten von Dienstleistungen, und hier lohnt sich Genauigkeit, weil viele Marketing-Texte diesen Punkt verschweigen:

• Allgemeine Kanzlei-Dienstleistungen (IT, Telefonie, Empfang, Sekretariat) fallen unter Abs. 1 bis 3: Auswahl, Textform-Vertrag, Verschwiegenheit, keine gesonderte Einwilligung der einzelnen Mandanten nötig.
• Dienste, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen (klassisch: Sachverständiger oder Detektiv für einen konkreten Fall) erfordern nach § 43e Abs. 5 BRAO zusätzlich die Einwilligung des Mandanten.

Ein KI-Telefonassistent arbeitet im Empfangs- und Erstannahme-Bereich: Er nimmt Anrufe an, hält das grobe Anliegen fest, notiert Terminwünsche und leitet Dringendes weiter. Das ist allgemeine Kanzlei-Infrastruktur und fällt damit unter Abs. 1 bis 3, nicht unter Abs. 5. Genau deshalb ist der Einsatz ohne Einwilligung jedes einzelnen Mandanten möglich.

§Datenschutz & EU-KI-VO: was zusätzlich gilt

Berufsrecht und Datenschutz stehen nebeneinander, Sie erfüllen beides. Relevant sind vor allem: der Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), Transparenz gegenüber Anrufern (Art. 13/14 DSGVO), die Vermeidung problematischer Drittlandübermittlungen (Art. 44 ff. DSGVO, Server in Deutschland/EU lösen das am saubersten) und ggf. eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO).

Besonders aktuell ist die EU-KI-Verordnung. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei den beteiligten Personen. Und ab dem 2. August 2026 gilt die Transparenzpflicht nach Art. 50: Wer einen Sprachassistenten einsetzt, muss dafür sorgen, dass Anrufer schon beim ersten Kontakt erkennen, dass sie mit einer KI sprechen. Dieser Stichtag ist vom „Digital Omnibus", der andere KI-Fristen verschiebt, ausdrücklich nicht betroffen, und die Pflicht trifft den Betreiber, also die Kanzlei. Die gute Nachricht: Ein gut gestalteter Assistent erfüllt das automatisch, indem er sich zu Gesprächsbeginn transparent als digitaler Assistent zu erkennen gibt.

Bei Leadary ist der Rahmen schon gesetzt

Damit Sie sich auf Ihre Mandate konzentrieren können, ist das berufs- und datenschutzrechtliche Fundament von Haus aus eingerichtet:

• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVOgehört dazu.
• Vertragliche Verschwiegenheit des Anbieterswie beim eigenen Team zur Geheimhaltung verpflichtet (§ 43e BRAO, § 203 StGB).
• Server in Deutschlanddamit stellt sich die Drittland-Frage gar nicht erst (§ 43e Abs. 4 BRAO, Art. 44 ff. DSGVO).
• Keine Nutzung Ihrer Daten für das Training der KI-Modellevertraglich ausgeschlossen.
• Klares Lösch- und AufbewahrungskonzeptDaten werden gelöscht, wenn ein Mandat endet oder Sie es verlangen.
• Transparente Anrufannahme, protokollierte Gesprächeim Sinne der Transparenzpflicht der EU-KI-Verordnung.

Kurz: Das Berufsrechtliche steht, bevor der erste Anruf angenommen wird, ohne dass Sie selbst Verträge konstruieren müssen.

So läuft ein Anruf

Ein Kanzlei-Assistent nimmt jeden Anruf an, beantwortet einfache Fragen, gibt Auskünfte und bucht Termine, und sorgt dafür, dass die richtige Person mit den richtigen Informationen zurückruft. In den konkreten Fall geht er dabei nicht hinein, die juristische Arbeit bleibt bei Ihnen.

Was er im Kanzleialltag konkret leistet

• nimmt jeden Anruf sofort an: auch während Verhandlungen, Besprechungen und nach Büroschluss;
• hält das grobe Anliegen und die Kontaktdaten fest: Name, Rückrufnummer und worum es ungefähr geht;
• erkennt Dringlichkeit: Fristsachen und eilige Anliegen werden markiert und nach Ihren Regeln sofort weitergeleitet;
• nimmt Terminwünsche auf (und bucht auf Wunsch direkt im Kalender);
• beantwortet einfache Standardfragen: Öffnungszeiten, Erreichbarkeit, benötigte Unterlagen;
• bereitet jede Nachricht auf und schickt sie per E-Mail & SMS an Ihr Team, statt einer kryptischen Voicemail;
• erteilt ausdrücklich keine Rechtsberatung und geht nicht in den Fall hinein.

Mailbox, Telefonservice oder KI-Assistent?

*Richtwert; der tatsächliche Preis richtet sich nach Anrufvolumen und Funktionsumfang.

Was der Assistent übernimmt, was bei Ihnen bleibt

In wenigen Minuten startklar

1. Wissensbasis befüllen.Zuständigkeiten, Erreichbarkeiten, Standardauskünfte (z. B. Öffnungszeiten, Sachstands- und Rechnungsauskünfte), Eskalations- und Notfallregeln (Fristsachen!).
2. Gesprächsführung festlegen.Begrüßung, Tonalität, welche Angaben aufgenommen werden, wann weitergeleitet und wann ein Rückruf notiert wird.
3. Live gehen und messen.Angenommene Anrufe, aufgenommene Erstanfragen, gebuchte Termine, Notfall-Eskalationen.

Antworten auf einen Blick

§Fazit

„Darf ich das?" ist die berechtigte erste Hürde, und sie hat eine klare Antwort: Ja, ein KI-Telefonassistent ist in der Kanzlei zulässig, wenn Auswahl, Vertrag und Datenschutz stimmen. § 43e BRAO und § 203 StGB ebnen den Weg. Was bleibt, ist keine juristische, sondern eine unternehmerische Entscheidung: Wie viele Erstmandate darf eine unbesetzte Leitung noch kosten?