Ein KI-Telefonassistent für Agenturen ist eine KI-gestützte Softwarelösung, die eingehende Anrufe automatisch entgegennimmt – von Neukunden, Bestandskunden, Interessenten und Partnern. Er versteht das Anliegen im Gespräch, beantwortet wiederkehrende Fragen etwa zu Projektstatus, Erreichbarkeit oder Konditionen, nimmt Projektanfragen und Briefings strukturiert auf und qualifiziert Leads, erfasst Anliegen strukturiert und leitet relevante Anrufe an die zuständigen Mitarbeitenden weiter.

Das Problem dahinter ist messbar: In einer branchenübergreifenden Untersuchung von 85 Unternehmen aus 58 Branchen wurden nur 37,8 % der eingehenden Anrufe direkt von einer Person angenommen – rund 62 % blieben unbeantwortet oder landeten in der Mailbox (Quelle: 411 Locals, Anrufanalyse über 30 Tage). Für eine Agentur bedeutet jeder verpasste Anruf einen entgangenen Neukunden, eine nicht erfasste Projektanfrage oder einen wartenden Bestandskunden – während das Team im Pitch oder in der konzentrierten Kreativarbeit steckt.

Leadary bietet KI-gestützte Telefonassistenten für Unternehmen verschiedenster Branchen, darunter auch für Werbe- und Marketingagenturen, Digital- und Social-Media-Agenturen, PR- und Kreativagenturen sowie Beratungen. Die Einrichtung erfolgt in wenigen Minuten und ohne technische Vorerfahrung – danach ist der Assistent rund um die Uhr einsatzbereit, je nach Bedarf auch abends, am Wochenende und an Feiertagen. Die Anbindung an bestehende Systeme ist dabei problemlos möglich.

Im Alltag übernimmt die KI die typischen Anrufgründe: Erstgespräche und Beratungstermine vereinbaren, Projekt- und Angebotsanfragen qualifizieren, Briefing-Eckdaten (Budget, Ziel, Zeitrahmen) aufnehmen und Leads vorqualifizieren. Sie priorisiert dringende Anliegen wie laufende Kampagnen, eilige Freigaben oder kurzfristige Pitch-Anfragen, bearbeitet mehrere Anrufe parallel und kommuniziert auf Wunsch auch mit nicht deutschsprachigen Anrufern. Diese Prozesse können Sie individuell und unkompliziert auf Ihre eigenen Anforderungen konfigurieren.

Über die Anbindung an Ihr CRM und Ihre Projektmanagement-Tools und Ihren Terminkalender liefert der Assistent präzise, auf Ihren Betrieb abgestimmte Antworten und trägt Termine direkt in Ihre bestehenden Systeme ein. Alle Daten werden DSGVO-konform über Server innerhalb Europas verarbeitet, mit eigener Infrastruktur in Deutschland.

Diese Seite erklärt, wie ein KI-Telefonassistent Werbe-, Marketing- und Digitalagenturen im Alltag entlastet und welche Vorteile die KI-Telefonassistenz von Leadary für die durchgehende Erreichbarkeit bietet. Ein KI-Telefonassistent – auch als KI-Telefonservice, digitales Telefonsekretariat oder virtuelle Telefonzentrale bekannt – übernimmt die automatische Anrufannahme für Agenturen.